Pus la dispozitie de certSIGN, 2021-04-28

In ultima perioada se vorbeste din ce in ce mai mult despre semnarea documentelor de HR in format electronic. Si pana acum acest lucru era posibil si perfect legal, asa cum am aratat in articolele anterioare, oferind exemple de companii care au fasut deja acest pas, insa, in unele situatii chiar institutii ale statului repingeau forma electronica a documentelor de munca, deoarece aveau o interpretare proprie a legii.
Ne apropiem cu pasi repezi spre un cadru legal care sa specifice, mai clar decat pana acum, faptul ca semnatura electronica calificata aplicata pe un document transforma documentul intr-un inscris sub semnatura privata, conform art. 272 din Codul de procedura civila, deoarece poarta echivalentul semnaturii olografe pentru inscrisurile pe hartie.

Asadar, vom raspunde mai jos catorva intrebari pe care cu siguranta expertii domeniului resurselor umane si le-au pus de-a lungul timpului:

1. Cum se incheie un contract individual de munca?
Codul muncii (Legea nr. 53/2003)
Art. 16 alin. (1) reglementeaza ca un contract individual de munca se incheie in baza consimtamantului partilor, in forma scrisa, ca inscris sub semnatura privata, forma scrisa fiind o conditie pentru incheierea valabila a contractului. Asa cum prevede Codul muncii orice relatie de munca trebuie sa fie precedata de incheierea in forma scrisa a contractului individual de munca.
Art. 16¹ alin. (2): Copia contractului individual de munca se pastreaza la locul de munca definit conform alin. (1) pe suport hartie sau pe suport electronic, de catre persoana desemnata de angajator in acest scop, cu respectarea prevederilor privind confidentialitatea datelor cu caracter personal.

2. Dar ce inseamna inscris sub semnatura privata? 
Codul de procedura civila
Art 272 prevede ca inscrisul sub semnatura privata este acela care poarta semnatura partilor, indiferent de suportul sau material. Astfel, intelegem prin inscris sub semnatura privata documentul incheiat intre doua persoane, semnat de respectivele persoane, fara a fi necesare alte formalitati, cum ar fi: prezentarea la notar sau in fata altor autoritati. 
Si
Art. 272 prevede expres ca reprezinta inscris sub semnatura privata documentul semnat de parti, indiferent de suportul sau material, putand asadar sa fie incheiat pe suport hartie sau electronic.

3. Cum poate fi semnat electronic un document intocmit electronic pentru a putea fi considerat inscris sub semnatura privata? 
Pentru a intelege acest lucru trebuie sa facem o analogie cu inscrisul semnat pe hartie. Cand este acesta considerat ca indeplineste conditia de inscris sub semnatura privata? Atunci cand poarta semnatura olografa a partilor, respectiv atunci cand partile si-au scris de mana numele sau semnatura lor.
Pentru ca inscrisul electronic sa fie considerat inscris sub semnatura privata ar trebui sa i se ataseze echivalentul electronic al semnaturii olografe.
Odata cu schimbarea tehnologiei legiuitorul european, dar si cel roman s-au adaptat noilor cerinte si au prevazut expres ca semnatura electronica calificata este echivalenta cu semnatura olografa.
Art. 25 alin. (2) din Regulamentul nr. 910/2014 privind identificarea electronica si serviciile de incredere pentru tranzactiile electronice pe piata interna si de abrogare a Directivei 1999/93/CE.
(Regulamentul eIDAS) prevede ca o semnatura electronica calificata are efectele juridice echivalente cu cele ale semnaturii olografe.
Deducem ca un inscris electronic caruia i se ataseaza o semnatura electronica calificata este un inscris sub semnatura privata, conform art. 272 din Codul de procedura civila, deoarece poarta echivalentul semnaturii olografe pentru inscrisurile pe hartie.

4. Este documentul electronic, semnat cu semnatura calificata, acceptat de institutiile statului?
Da! Potrivit OUG 38/2020, art. 5 „Incepand cu data intrarii in vigoare a prezentei ordonante de urgenta, autoritatile si institutiile publice au obligatia primirii inscrisurilor semnate cu semnatura electronica.”

5. Putem accepta Regulamentul eIDAS ca aplicabil in Romania?
Regulamentul eIDAS a fost adoptat de catre Parlamentul European si Consiliul Uniunii Europene si a devenit obligatoriu pentru toate statele membre ale Uniunii Europene din 1 iulie 2016. Trebuie sa amintim ca regulamentul ca act normativ european, conform prevederilor Tratatului de Functionare a Uniunii Europene la care Romania este parte, se aplica direct statelor membre fiind obligatoriu in toate aspectele sale fara a fi necesara adoptarea unor legi interne de aplicare.
Articolul 288 din TFUE prevede “Regulamentul are aplicabilitate generala. Acesta este obligatoriu in toate elementele sale si se aplica direct in fiecare stat membru.”
Astfel ca fiecare cetatean roman si orice persoana jurdica, institutie publica sau autoritate publica trebuie sa respecte Regulamentul 910/2014 si sa ii accepte efectele pe teritoriul Romaniei.
Putem concluziona ca semnarea electronica cu semnatura electronica calificata in conformitate Regulamentul eIDAS a contractelor individuale de munca este posibila si mai mult autoritatile trebuie sa recunoasca orice astfel de documente.
 
Care este solutia? Semnatura electronica calificata!
Semnatura electronica calificata inseamna:

• sa fie bazata pe un certificat digital calificat emis semnatarului;
• sa fie realizata cu un dispozitiv calificat pentru crearea semnaturilor electronice* (Qualified Signature Creation Device) aflat exclusiv sub controlul semnatarului**.

* Lista dispozitivelor calificate pentru crearea semnaturilor electronice, inclusiv pentru cele realizate la distanta, aprobata la nivelul Comisiei Europene se poate consulta direct pe site-ul comisiei.
** Paragraful 52 al Regulamentul UE eIDAS 910/2014.
 
Exista doua variante ale semnaturii electronice calificate

• cu token
• cu certificat stocat in cloud – solutia de semnare la distanta Paperless

Care sunt beneficiile semnaturii calificate?

In cifre?

 
* Conform studiului IDC „Electronic Signature — the Gateway to Digitization”.
In aspectul de business?

• reducerea timpilor de semnare a unui contract de munca sau orice alt document complementar acestuia de la cateva zile la cateva minute;
• 100% acoperire legala prin utilizarea unui instrument reglementat si recunoscut prin lege, atat la nivel national cat si european;
• accelerarea procesului decizional necesar deciziilor majore, care atrag raspunderea angajatului si a angajatorului;
• implementare mai rapida si cu un efort mult diminuat in ceea ce priveste modificarile legislative, sau organizationale, cu impact in relatia contractuala cu angajatii;
• reducerea semnificativa a timpilor alocati strict formalitatilor va asigura mai multa atentie si initiativa pentru celelalte procese care aduc valoare companiei: recrutarea, motivarea si evaluarea angajatilor.